Με το παραπάνω Γενικό Έγγραφο είχαν δοθεί οδηγίες για την διαδικασία θεώρησης και διαχείρισης των «ΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΕΡΓΟΔΟΤΗ», τις οποίες χορηγούν οι εργοδότες στους εργαζομένους τους, για το χρονικό διάστημα για το οποίο δεν έχουν εκδοθεί «Αποσπάσματα Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης», στις περιπτώσεις που αυτοί έχουν ανάγκη εκτάκτως τα στοιχεία απεικόνισης της ασφάλισής τους.

Σύμφωνα με τις οδηγίες αυτές οι βεβαιώσεις έπρεπε να υποβληθούν στο Υποκατάστημα Ι.Κ.Α. του τόπου κατοικίας του ασφαλισμένου, προκειμένου να θεωρηθούν από τους υπαλλήλους του Τμήματος Εσόδων και στη συνέχεια να προωθηθούν στο Κέντρο Επεξεργασίας (Κ.ΕΠ.) για μηχανογραφική επεξεργασία, ώστε να ελεγχθεί το περιεχόμενό τους.

Η διαδικασία αυτή είχε επιλεγεί με γνώμονα την καλύτερη εξυπηρέτηση των ασφαλισμένων για τους οποίους ήταν ευχερέστερο να προσκομίσουν τις «ΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ ΕΡΓΟΔΟΤΗ» για θεώρηση στο Υποκατάστημα Ι.Κ.Α. του τόπου κατοικίας τους.

Ωστόσο, από την επεξεργασία των ήδη υποβληθεισών «ΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΕΡΓΟΔΟΤΗ» εντοπίσθηκαν ασυμφωνίες είτε στα στοιχεία των εργοδοτών είτε σ’ αυτά των ασφαλισμένων με αποτέλεσμα να δυσχεραίνεται σημαντικά η διαδικασία συσχετισμού τους με τις αντίστοιχες Α.Π.Δ..

Στα πλαίσια της προσπάθειας αντιμετώπισης αυτών των προβλημάτων και με δεδομένο ότι, έχουν ήδη αποσταλεί στο μεγαλύτερο μέρος των ασφαλισμένων «Αποσπάσματα Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης» και αυτοκόλλητες ετικέτες ασφαλιστικής ικανότητας, αποφασίσθηκε η τροποποίηση της διαδικασίας θεώρησης των «ΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΕΡΓΟΔΟΤΗ» ως εξής:

α. Οι βεβαιώσεις θα υποβάλλονται πλέον στο Τμήμα Εσόδων του Υποκαταστήματος Ι.Κ.Α. που ελέγχει την έδρα ή απογεγραμμένο στο Ι.Κ.Α. παράρτημα του εργοδότη, από τον ίδιο τον ασφαλισμένο. Εάν προσκομισθούν από άλλο πρόσωπο πρέπει να επιδειχθεί η Αστυνομική Ταυτότητα του ασφαλισμένου (ή φωτοαντίγραφο αυτής) ή οποιοδήποτε άλλο νομιμοποιητικό έγγραφο (σχετ. Γενικό Έγγραφο: Ε33/44/8.3.01).  Κατ’ εξαίρεση οι εποχικά απασχολούμενοι μπορούν να προσκομίσουν τις βεβαιώσεις και στο Υποκατάστημα Ι.Κ.Α. της κατοικίας τους, ώστε αυτές να σταλούν υπηρεσιακά στο Υποκατάστημα Ι.Κ.Α. του εργοδότη τους για θεώρηση σύμφωνα με όσα προβλέπονται κατωτέρω.

β. Μαζί με τις βεβαιώσεις πρέπει να προσκομίζεται το τελευταίο Απόσπασμα Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης ή άλλο στοιχείο που να αποδεικνύει την ασφαλιστική ταυτότητα του ασφαλισμένου (Δ.Α.Τ.Ε., Α.Β.Α.,  Α.Δ.Ε., βεβαίωση απόδοσης αριθμού μητρώου ασφαλισμένου, βιβλιάριο ασθενείας κ.α.).

γ. Ο υπάλληλος κατά την παραλαβή της βεβαίωσης ελέγχει:

• Την μορφή του εντύπου, η οποία πρέπει να είναι απολύτως σύμφωνη με το τυποποιημένο έντυπο του Ι.Κ.Α.
• Την συμπλήρωση του εντύπου σύμφωνα με τις οδηγίες που έχουν δοθεί με το υπ’ αριθμ. Γ99/1/60/22.4.02 Γεν. Έγγραφό μας. Τονίζεται ότι στη βεβαίωση πρέπει οπωσδήποτε να αναγράφεται η Υπηρεσία στην οποία θα χρησιμοποιηθεί.
• Εάν ο εργοδότης είναι καταχωρημένος στο μητρώο εργοδοτών του Ι.Κ.Α. ο έλεγχος γίνεται κατ’ αρχήν από το μηχανογραφημένο μητρώο εργοδοτών ή κατόπιν επικοινωνίας με το HELP DESK του Κ.ΕΠ.
• Σε περίπτωση που διαπιστωθεί ότι ο εργοδότης δεν έχει καταχωρηθεί στο μητρώο εργοδοτών του Ι.Κ.Α. τότε η βεβαίωση δεν θεωρείται αλλά, αφού ζητηθούν πλήρη στοιχεία από τον ασφαλισμένο (δ/νση κατοικίας, αριθμ. Δελτίου Αστυνομικής Ταυτότητας ή Διαβατηρίου, τηλ. επικοινωνίας κ.λ.π.), παραμένει στην υπηρεσία για περαιτέρω έλεγχο, προκειμένου να διαπιστωθεί εάν πράγματι έλαβε χώρα η απασχόληση στο συγκεκριμένο εργοδότη, ώστε να διενεργηθεί αυτεπάγγελτη απογραφή του εργοδότη, ώστε να διενεργηθεί αυτεπάγγελτη απογραφή του εργοδότη και να γίνει καταλογισμός των εισφορών και των επιβαρύνσεων.
• Εάν ο αναγραφόμενος στη βεβαίωση ασφαλισμένος είναι καταχωρημένος στο μητρώο ασφαλισμένων Ι.Κ.Α. ο έλεγχος αυτός γίνεται κατ’ αρχήν από τα στοιχεία που προαναφέρθηκαν (ΔΑΤΕ κ.λ.π.) ή κατόπιν επικοινωνίας με το HELP DESK του Κ.ΕΠ..
• Εάν διαπιστωθεί ότι ο ασφαλισμένος δεν έχει απογραφεί δεν θα θεωρείται η βεβαίωση μέχρι να πραγματοποιηθεί η απογραφή του και να του χορηγηθεί Αριθμός Μητρώου (Α.Μ.Α.).

δ. Εφόσον από τους παραπάνω ελέγχους προκύψει ότι ο εργοδότης και ο ασφαλισμένος έχουν καταχωρηθεί στα μητρώα εργοδοτών και ασφαλισμένων του Ι.Κ.Α. αντίστοιχα, η βεβαίωση θα θεωρείται ως “ακριβές αντίγραφο κατατεθέντος στην Υπηρεσία μας πρωτοτύπου”.

ε. Αντίθετα, όταν διαπιστωθεί ότι το περιεχόμενο της βεβαίωσης δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα πρέπει ο Δ/ντής του Υποκαταστήματος να προβεί στις ενέργειες αρμοδιότητάς του.

Οι θεωρημένες βεβαιώσεις, θα διαβιβάζονται με συνημμένα φωτοαντίγραφα των καταστάσεων παραλαβής τους, στο Κ.ΕΠ. κάθε τρίμηνο, εκτός απ’ αυτές που πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στο Ι.Κ.Α. για έκδοση συντάξεων, οι οποίες κατ’ εξαίρεση θα διαβιβάζονται στο Κ.ΕΠ κάθε μήνα.

Στο Υποκ/μα Ι.Κ.Α. θα παραμείνει το ένα από τα τρία αντίγραφα των θεωρημένων βεβαιώσεων αρχειοθετημένο σε κλασέρ.

Όπως προαναφέρθηκε για το μεγαλύτερο ποσοστό ασφαλισμένων έχουν εκδοθεί και σταλεί στους εργοδότες τους Αποσπάσματα Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης. Συνεπώς, όταν προσκομίζονται για θεώρηση «ΒΕΒΑΙΩΣΕΙΣ ΕΡΓΟΔΟΤΗ» που αναφέρονται σε περιόδους απασχόλησης προγενέστερες των τριών ή τεσσάρων τελευταίων μηνών, θα πρέπει να εξετάζεται, από τις καταστάσεις υποβολών Α.Π.Δ. ή κατόπιν επικοινωνίας με το HELP DESK του Κ.ΕΠ., εάν έχουν υποβληθεί οι αντίστοιχες Α.Π.Δ..

Όταν απαιτείται επικοινωνία με το HELP DESK του Κ.ΕΠ αυτή θα γίνεται τηλεφωνικά ή μέσω FAX και η βεβαίωση θα θεωρείται και θα επιστρέφεται στον ενδιαφερόμενο εντός πέντε (5) ημερών.

Κατά τα λοιπά εξακολουθούν να ισχύουν οι οδηγίες που δόθηκαν με το υπ’ αριθμ. Γ99/1/60/22-4-02 Γεν. Έγγραφό μας.

 

Υποκ/μα ΙΚΑ ..................................... (.......)

Τμήμα Εσόδων

ΚΑΤΑΣΤΑΣΗ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ ΒΕΒΑΙΩΣΕΩΝ ΕΡΓΟΔΟΤΗ
Α/Α	ΗΜΕΡΟΜΗΝΙΑ ΠΑΡΑΛΑΒΗΣ	ΑΜΕ	ΟΝΟΜΑΤΕΠΩΝΥΜΟ ΑΣΦΑΛΙΣΜΕΝΟΥ	ΑΜΑ	ΧΡΟΝΙΚΗ ΠΕΡΙΟΔΟΣ