ΘΕΜΑ: «Επικαιροποίηση προσωπικών μητρώων υπαλλήλων»

Στο πλαίσιο της αξιολόγησης των δομών και φορέων του Δημοσίου και της επικείμενης αξιολόγησης του προσωπικού, είναι αναγκαία η αποτύπωση του εργασιακού προφίλ των υπαλλήλων και η καταγραφή των τυπικών τους προσόντων.

Το προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που προσδιορίζουν την ατομική, οικογενειακή, περιουσιακή και υπηρεσιακή κατάστασή του.

Σύμφωνα με τη διάταξη του άρθρου 4 του Π.Δ. 178/2004 (ΦΕΚ 154 Α/16-8-2004) «Τρόπος τήρησης και ενημέρωσης του προσωπικού μητρώου των δημοσίων υπαλλήλων και των υπαλλήλων Ν.ΠΔ.Δ. που υπάγονται στις διατάξεις του Κώδικα Κατάστασης Δημοσίων Πολιτικών Διοικητικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων Ν.Π.Δ.Δ.», υπεύθυνος για την τήρηση, ασφαλή φύλαξη και ενημέρωση όλων των στοιχείων που συγκροτούν το προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου είναι ο προϊστάμενος της οικείας υπηρεσίας προσωπικού, ο οποίος ανάλογα με τις ανάγκες της υπηρεσίας, μπορεί να ορίζει για την εκτέλεση των ανωτέρω καθηκόντων υπαλλήλους που υπηρετούν στην οργανική μονάδα, στην οποία αυτός προΐσταται ή στις υποκείμενες σε αυτήν μονάδες.

Έχει διαπιστωθεί ότι, σε πολλές περιπτώσεις, τα προσωπικά μητρώα των υπαλλήλων δεν διαθέτουν την απαιτούμενη εγκυρότητα και πληρότητα, ιδιαίτερα σε στοιχεία που καταθέτει ο ίδιος ο υπάλληλος στην υπηρεσία του και σχετίζονται με την υπηρεσιακή του κατάσταση ή είναι πρόσφορα για την αξιολόγησή του, με συνέπεια να μην είναι εφικτή η ασφαλής, ορθή και ταχεία επεξεργασία τους, όταν αυτή απαιτείται.

Για το λόγο αυτό καλούνται οι Διευθύνσεις Προσωπικού/Διοικητικού των υπηρεσιών, με ευθύνη των αρμοδίων προϊσταμένων, να προβούν στην ενημέρωση των προσωπικών μητρώων των υπαλλήλων τους και στην επικαιροποίηση των περιλαμβανομένων σε αυτά στοιχείων, τα οποία συναρτώνται με τα τυπικά και ουσιαστικά προσόντα των υπαλλήλων και τα υπηρεσιακά τους καθήκοντα.

Σημειώνεται, ότι τα προσκομιζόμενα από τους υπαλλήλους στοιχεία, που συναρτώνται με την υπηρεσιακή και μισθοδοτική τους κατάσταση (ενδεικτικά : πιστοποιητικό οικογενειακής κατάστασης, τίτλοι σπουδών, πιστοποιητικά γλωσσομάθειας, αποδεικτικά γνώσης Η/Υ κλπ.) πρέπει να είναι νομίμως επικυρωμένα, διαφορετικά δεν επιτρέπεται να λαμβάνονται υπόψη.

Επιπροσθέτως, παρακαλούνται οι Διευθύνσεις Προσωπικού/Διοικητικού των υπηρεσιών να συμπληρώσουν τα επισυναπτόμενα, ενδεικτικά υποδείγματα με τους υπαλλήλους, που κατέχουν και έχουν προσκομίσει στις υπηρεσίες τους τίτλους γλωσσομάθειας, και να τα αποστείλουν στους φορείς που εξέδωσαν τους σχετικούς τίτλους (κατά περίπτωση, το Ελληνοβρετανικό Συμβούλιο, η Ελληνοαμερικανική Ένωση και το Γαλλικό Ινστιτούτο) προκειμένου να επιβεβαιωθεί η έκδοσή τους.

Περί της νόμιμης επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων, η Υπηρεσία μας έχει αναρτήσει, μεταξύ άλλων, σχετικό οδηγό στην κάτωθι ηλεκτρονική διεύθυνση :

http://www.ydmed.gov.gr/wp-content/uploads/20120312_dikaiwmata_politwn.pdf

Σε κάθε περίπτωση η Διεύθυνση Σχέσεων Κράτους Πολίτη του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης είναι στη διάθεση των Διευθύνσεων Προσωπικού / Διοικητικού των υπηρεσιών για την παροχή περαιτέρω διευκρινίσεων (τηλέφωνα επικοινωνίας 2131313113, -106, -115).

Οι Διευθύνσεις Διοικητικού των Υπουργείων παρακαλούνται να κοινοποιήσουν άμεσα την παρούσα εγκύκλιο στα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου που εποπτεύουν και να παράσχουν κάθε συνδρομή για την εφαρμογή της.

Η Δ/νση Οργάνωσης και Λειτουργίας ΟΤΑ του Υπουργείου Εσωτερικών παρακαλείται να κοινοποιήσει την παρούσα στους ΟΤΑ α’ και β’ βαθμού.

Υποδείγματα (.pdf)

Ο Υπουργός

Αντώνης Μανιτάκης