ΘΕΜΑ: «Επιστροφή αχρεωστήτως καταβληθεισών εισφορών από τα Περιφερειακά Τμήματα _ Ψηφιοποίηση ασφαλιστικού φακέλου»

Σχετ :- Η αρ. 51/2007 εγκύκλιος

-Το αρ.πρωτ. ΔΙΕΣ/Φ13/19/1406315/21-10-2014 έγγραφο της Υπηρεσίας μας, με το οποίο δόθηκαν οδηγίες σχετικά με την ανάρτηση της εργασίας επιστροφής εισφορών στην εφαρμογή «Σχόλια Ασφαλισμένων».

Η ψηφιακή απεικόνιση εργασιών έχει ως αποτέλεσμα την ελάφρυνση των Υπηρεσιών, την άμεση πρόσβαση στον «ηλεκτρονικό» φάκελο του ασφαλισμένου και τη βελτίωση των παρεχόμενων υπηρεσιών.

Η συνεπής και συστηματική καταχώρηση των εργασιών στην εφαρμογή καταγραφής ασφαλιστικού βίου (σχόλια), θα αντικαταστήσει σύντομα στην καθημερινή πρακτική το φυσικό φάκελο.

Ο νέος τρόπος λειτουργίας επιτρέπει, εκτός των άλλων, την επανεξέταση παλαιών διαδικασιών και την κατάργηση ή τροποποίησή τους.

Σε συνεργασία με τις Διευθύνσεις Οικονομικού και Πληροφορικής, επανεξετάστηκε η διαδικασία επιστροφής εισφορών από τα Περιφερειακά Τμήματα με στόχο την απλοποίηση και ψηφιοποίηση της διαδικασίας, την αλλαγή του τρόπου καταβολής των επιστρεφόμενων ποσών και την αυτόματη δημιουργία σχολίων.

Με τη νέα διαδικασία:

- Καταργείται η έκδοση επιταγών

- Ενιαιοποιούνται και ψηφιοποιούνται τα έντυπα αποφάσεων

- Η πληρωμή πραγματοποιείται με πίστωση του Τραπεζικού λογαριασμού του δικαιούχου

- Αυτοματοποιείται η δημιουργία σχολίου

Για την ενιαία εφαρμογή της νέας διαδικασίας επιστροφής εισφορών από τα Περιφερειακά Τμήματα του Οργανισμού, παρέχονται οι πιο κάτω οδηγίες:

Ø Η υποβολή αιτήματος και ο έλεγχος των προϋποθέσεων επιστροφής εισφορών, εξακολουθεί να γίνεται σύμφωνα με τις οδηγίες που έχουν δοθεί με προηγούμενες εγκυκλίους και έγγραφα της Υπηρεσίας μας.

Ø Θα πρέπει να ζητείται ο Αριθμός Τραπεζικού Λογαριασμού (ΙΒΑΝ) του δικαιούχου.

Ø Η έκδοση απόφασης πραγματοποιείται ηλεκτρονικά. Έχει δημιουργηθεί ενιαίο έντυπο απόφασης για όλες τις περιπτώσεις επιστροφών.

Ø Δημιουργούνται αυτόματα πλήρη σχόλια στις περιπτώσεις «Πίστωσης» του λογαριασμού του δικαιούχου ή «Απόρριψης» της πληρωμής.

Ø Προβλέπεται δυνατότητα εκ νέου προώθησης της πληρωμής στις περιπτώσεις «Απόρριψης».

Ø Η πίστωση Τραπεζικών λογαριασμών πραγματοποιείται την 15η μέρα κάθε μήνα.

ΕΝΕΡΓΕΙΕΣ

Ø Η διαδικασία πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω της μηχανογραφικής εφαρμογής «kentriko».

Εκτελείται από τους πιστοποιημένους χρήστες της επιλογής «Παροχές Κλάδου Υγείας» η οποία μετονομάστηκε σε «Πληρωμές μέσω ΔΙΑΣ».

Ø Η επιλογή «Παροχές» μετονομάστηκε σε «Πληρωμές».

Ø Στην επιλογή «Πληρωμές» επιλέγεται η εργασία «Καταχώρηση Απόφασης».

Κατά την καταχώρηση στο πεδίο «Στοιχεία δικαιούχων» ανοίγει μενού επιλογών

στο οποίο έχει προστεθεί η δυνατότητα «Επιστροφή Εισφορών».

Ø Καταχωρούνται τα απαραίτητα στοιχεία, στη σχετική οθόνη, κατά τα γνωστά.

Οι αιτίες επιστροφής εισφορών έχουν τυποποιηθεί και δίνεται δυνατότητα επιλογής, ως εξής:

-Μείωση λόγω τοκετού

-Διπλοπληρωμή

-Ειδική Εισφορά

-Δόση Ρύθμισης

Ø Εκτυπώνονται δύο αντίγραφα αποφάσεων. Μετά την υπογραφή του προϊστάμενου, πραγματοποιείται η οριστικοποίηση της απόφασης στην εφαρμογή, κατά τα γνωστά.

Ø Αντίγραφο της απόφασης αποστέλλεται/επιδίδεται στον ασφαλισμένο και τοποθετείται στον ασφαλιστικό φάκελο.

Ø Αποφάσεις που εκδίδονται μέχρι την 8η ημέρα κάθε μήνα, θα πρέπει να οριστικοποιούνται έως την ημερομηνία αυτή και να εκτελούνται την 15η ημέρα του ίδιου μήνα.

Ø Μετά την επιτυχή κατάθεση του επιστρεφόμενου ποσού στον τραπεζικό λογαριασμό του δικαιούχου, δημιουργείται αυτόματα πλήρες «σχόλιο» στην εφαρμογή ψηφιοποίησης ασφαλιστικού βίου, με την επιπλέον ένδειξη «Πίστωση». Στο σχόλιο περιλαμβάνεται η ημερομηνία πληρωμής.

Στις περιπτώσεις απόρριψης της πληρωμής, δημιουργείται σχόλιο με την ένδειξη «Απόρριψη».

Ø Παρέχεται η δυνατότητα εκ νέου προώθησης της πληρωμής (μετά τον έλεγχο της αιτίας απόρριψης) μέσω της εργασίας «Απορρίψεις» / «Προώθηση απορρίψεων προς νέα πληρωμή». Μετά την οριστικοποίηση της πληρωμής, δημιουργείται νεότερο σχόλιο με την ένδειξη «Πίστωση».

- Η νέα διαδικασία επιστροφής εισφορών από τα Περιφερειακά Τμήματα έχει εφαρμογή από 1.2.2015, για εκκρεμή και νέα αιτήματα.

- Η διαδικασία διαχείρισης επιταγών καταργείται (καταστάσεις προς Διεύθυνση Οικονομικού). Τα στοιχεία θα αντλούνται πλέον από την εφαρμογή.

Με σχετική οδηγία της Διεύθυνσης Οικονομικού θα καθοριστεί η διαδικασία απόσυρσης των επιταγών.

- Καταχώρηση προγενέστερων επιστροφών στην εφαρμογή ψηφιοποίησης ασφαλιστικού βίου πραγματοποιείται με δημιουργία «σχολίου» σύμφωνα με το αρ.πρωτ. ΔΙΕΣ/Φ13/19/1406315/21-10-2014 έγγραφό μας. Για το σκοπό αυτό το σχετικό σχόλιο θα παραμείνει στην εφαρμογή «Σχόλια Ασφαλισμένων».

Του παρόντος να λάβει γνώση, με ευθύνη των Προϊστάμενων Τμημάτων, ενυπόγραφα το προσωπικό των Υπηρεσιών.

Συνημμένα: Δείγματα εντύπου αποφάσεων

Η ΔΙΟΙΚΗΤΗΣ ΟΑΕΕ

Γ. ΚΩΤΙΔΟΥ

ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ

Η ΠΡ/ΝΗ ΤΜ. ΓΡΑΜΜΑΤΕΙΑΣ

Ι. ΜΑΡΙΑ