ΘΕΜΑ: «Οργάνωση & Λειτουργία των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης ΙΚΑ-ΕΤΑΜ».

1. Γενικά

Στο πλαίσιο του επανασχεδιασμού της οργανωτικής δομής του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, εφαρμόζεται σε ευρεία κλίμακα ο θεσμός της λειτουργίας των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, τα οποία συστήνονται σε περιοχές όπου λειτουργούσαν Μονάδες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ που έχει ανασταλεί η λειτουργία τους, αλλά και σε περιοχές όπου οι συνθήκες το επιβάλλουν ώστε να διασφαλιστεί η εξυπηρέτηση των συναλλασσομένων με το ΙΚΑ-ΕΤΑΜ κατοίκων.

Τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης ΙΚΑ-ΕΤΑΜ αποτελούν μη-αυτοτελείς υπηρεσίες εντός της ασφαλιστικής περιοχής συγκεκριμένου Υποκαταστήματος στο οποίο υπάγονται και το οποίο καλούνται να υποστηρίξουν λειτουργικά.

2. Αρμοδιότητες

Οι αρμοδιότητες που ασκούνται από τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης καθορίζονται με την αριθμ. 090/11/20.3.13 απόφαση Διοικητή του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (ΦΕΚ 780/τ. Β΄/4.4.2013, ΑΔΑ: ΒΕΑΗ4691ΩΓ-ΦΟΒ, Εγκύκλιος ΙΚΑ-ΕΤΑΜ 20/2013) και κατανέμονται ανά τομέα λειτουργίας του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, περιλαμβάνοντας εργασίες που εκτελούνται χειρόγραφα και εργασίες που εκτελούνται ηλεκτρονικά.

Η εξυπηρέτηση των συναλλασσομένων στις περιπτώσεις χειρόγραφων εργασιών γίνεται άμεσα με την σύσταση και λειτουργία του Γ.Κ.Α., ενώ για τις εργασίες μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών απαιτείται η δημιουργία τεχνικών προϋποθέσεων (βλ. 3.2 Τεχνικές Προδιαγραφές και Οδηγίες) οι οποίες και θα υλοποιηθούν σύντομα.

3. Οργάνωση & λειτουργία των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης

Μέχρι σήμερα σε όλη την Ελλάδα έχουν συσταθεί 56 Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης εκ των οποίων λειτουργούν 40. Ακολουθούν Πίνακες με αναλυτικά στοιχεία επικοινωνίας τους:

Πίνακας Ι : Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης που λειτουργούν σήμερα - Πίνακας ΙΙ: Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης που έχουν συσταθεί, δε λειτουργούν ακόμη: (.pdf)

Με νεώτερα έγγραφά μας θα ενημερώνεστε για κάθε Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης του ΙΚΑ- ΕΤΑΜ που στο μέλλον θα συστήνεται.

3.1. Στελέχωση

Τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης στελεχώνονται με 1-3 υπαλλήλους (σε ειδικές περιπτώσεις ο αριθμός των υπαλλήλων μπορεί να αυξηθεί), ανάλογα με τα μεγέθη της περιοχής που εξυπηρετούν και ανάλογα με τις ανάγκες σε διοικητικό προσωπικό που έχουν τα Υποκαταστήματα στα οποία υπάγονται. Η στελέχωση των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης γίνεται με το απαραίτητο, για τη λειτουργία του προσωπικό έτσι ώστε να εξασφαλίζεται η απρόσκοπτη λειτουργία του (π.χ. δυνατότητα αντικατάστασης σε περίπτωση χορήγησης αδειών, ασθενείας κλπ).

Η τοποθέτηση των υπαλλήλων στα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης γίνεται με απόφαση του Προϊσταμένου Διεύθυνσης του Υποκαταστήματος στο οποίο υπάγονται.

Κατά τη διαδικασία επιλογής υπαλλήλων που θα τοποθετηθούν στο Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης, ο Προϊστάμενος Διεύθυνσης του Υποκαταστήματος οφείλει να λαμβάνει υπόψη του, κριτήρια που έχουν σχέση με την οικογενειακή κατάσταση του υπαλλήλου, λόγους εντοπιότητας καθώς επίσης και πιθανούς σοβαρούς προσωπικούς λόγους (π.χ. αδυναμία μετάβασης λόγω προβλημάτων υγείας κλπ.). Οι υπάλληλοι των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης μπορούν να εναλλάσσονται στις περιπτώσεις που αντικειμενικά επιβάλλεται.

3.2. Τεχνικές Προδιαγραφές & Οδηγίες (για τις εργασίες μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών)

Άμεσα, τίθενται σε λειτουργία μέσω ηλεκτρονικών υπηρεσιών, οι κάτωθι εργασίες στα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης,

1. Διαχείριση οθόνης αναζήτησης ασφαλισμένου. (Τομέας Μητρώου)

2. Εκτύπωση του Αποσπάσματος Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης (Α.Α.Λ.Α.) (Τομέας Εσόδων)

3. Διαχείριση Λογαριασμού Χρήστη (Οθόνη Διαχείριση Ασφάλειας, αλλαγή συνθηματικού «Password»).

Αναμένονται, σε σύντομο χρονικό διάστημα, να ενεργοποιηθούν οι κάτωθι εργασίες:

1. Απογραφή ασφαλισμένων (Τομέας Μητρώου)

2. Χορήγηση ασφαλιστικής ικανότητας (Τομέας Μητρώου),

Σε διαδικασία υλοποίησης είναι οι υπόλοιπες εργασίες που αναφέρονται στην αριθμ. 090/11/20.3.13 απόφαση Διοικητή του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ (ΦΕΚ 780/τ. Β΄/4.4.2013, ΑΔΑ: ΒΕΑΗ4691ΩΓ- ΦΟΒ, Εγκύκλιος ΙΚΑ-ΕΤΑΜ 20/2013) περί αρμοδιοτήτων των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης, καθώς και η παραλαβή αιτημάτων για ΚΕΠΑ και η αποστολή τους στα αρμόδια σημεία γραμματειών ΚΕΠΑ.

Ο Προϊστάμενος Διεύθυνσης της Μονάδας που υπάγεται το Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης, για να ενεργοποιήσει την πρόσβαση των Υπαλλήλων του Γραφείου Κοινωνικής Ασφάλισης που υπάγεται στο Υποκατάστημά του, θα πρέπει να:

1. Απενεργοποιήσει τους παλαιούς κωδικούς – ρόλους χρηστών του ΟΠΣ-ΙΚΑ, των υπαλλήλων της Μονάδας η λειτουργία της οποίας έχει ανασταλεί,

2. Ενεργοποιήσει νέους κωδικούς-ρόλους για τους υπαλλήλους που παραμένουν στο Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης συμπληρώνοντας την συνημμένη « αίτηση ενεργοποίησης κωδικού χρήστη» του Παραρτήματος ΙΙ , με κωδικό “ GKA_1”, και αποστέλλοντάς την μέσω τηλεομοιοτυπίας (fax) στο Computer Room της Διοίκησης Έργων Εκσυγχρονισμού (αρ. fax: 210-7788630).

3. Συμπληρώσει τον Πίνακα του Παραρτήματος Ι, (με τα στοιχεία επικοινωνίας των Γραφείων: Ταχ. διεύθυνση, τηλέφωνο επικοινωνίας, αριθμό τηλεομοιοτυπίας «fax», Διευθυνσιοδότηση του Τοπικού Δικτύου ‘Σύζευξις’ που συνδέεται το Γ.Κ.Α. ‘IP LAN Address’ κλπ) και να τον αποστείλει μέσω τηλεομοιοτυπίας (fax) στη Δ/νση Οργάνωσης & Απλ. Διαδικασιών (fax: 210-5222994).

Σημειώνεται ότι οι υπάλληλοι που τοποθετούνται σε Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης δεν διατηρούν τους κωδικούς-ρόλων χρηστών του ΟΠΣ-ΙΚΑ, που χρησιμοποιούσαν στο παρελθόν.

Ειδικότερα για τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης που στεγάζονται σε χώρους των Δήμων απαιτείται από τον αντίστοιχο Δήμο να μεριμνήσει για τα ακόλουθα:

_ Τη διασύνδεση των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης με την Κεντρική Υπολογιστική Υποδομή του ΟΠΣ ΙΚΑ-ΕΤΑΜ μέσω του Δημοσίου Δικτύου Τηλεπικοινωνιών « Σύζευξις» (για Γραφεία που στεγάζονται μέσα σε κτίρια των δήμων), με URL: https://10.192.39.52:9001/forms/frmservlet?config=opsIKA

_ Την προμήθεια (αν δεν υπάρχει διαθέσιμος) και εγκατάσταση Ηλεκτρονικού Υπολογιστή τελευταίας τεχνολογίας με εγκατεστημένα τα εξής λογισμικά:

• Φυλλομετρητή Internet Explorer , Mozilla , Firefox ή Google Chrome (τελευταίες εκδόσεις).

• Πλατφόρμα λειτουργίας Java (προτιμάται η τελευταία έκδοση).

• Acrobat Reader (προτιμάται η τελευταία έκδοση).

_ Την προμήθεια (αν δεν υπάρχει διαθέσιμος) και εγκατάσταση εκτυπωτή laser, τοπικό ή δικτυακό για την εξυπηρέτηση εκτυπωτικών αναγκών.

Ειδικότερα για τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης Αρναίας, Ασπροπύργου, Σουφλίου και Στρατωνίου, όσο αφορά τις τεχνικές απαιτήσεις, αυτές διαφοροποιούνται σε σχέση με τα υπόλοιπα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης στα εξής σημεία:

_ Η διασύνδεση με την Κεντρική Υπολογιστική Υποδομή του ΟΠΣ ΙΚΑ ΕΤΑΜ, γίνεται μέσω φυλλομετρητή (Browser) με την χρήση της διεύθυνσης URL:

http://172.16.178.28:8081/forms/frmservlet?config=opsIKA

3.2.1. Επικοινωνία με τη Διοίκηση του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ

Το Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης μπορεί να έρθει σε επικοινωνία :

• Με το Help-Desk της Διοίκησης Έργων Εκσυγχρονισμού (ΟΠΣ-ΙΚΑ) (τηλ. 210- 3891280) για θέματα που αφορούν τις εργασίες μέσω ηλεκτρονικών διαδικασιών.

• Με την Διεύθυνση Οργάνωσης & Απλ. Διαδικασιών (τηλ. 210-5235659) για θέματα που αφορούν την οργάνωση του Γραφείου Κοινωνικής Ασφάλισης.

3.3. Ωράριο συναλλαγής με το κοινό (ωράριο εργασίας διοικητικών υπαλλήλων)

Στη λειτουργία των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης ισχύει ότι προβλέπεται στο ωράριο συναλλαγής του κοινού με τις Υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ για τις Περιφερειακές Υπηρεσίες, όπως καθορίζεται με τη με αριθμ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Β.10(ΦΕΚ3036/Β’/30.12.11) απόφαση του Υφυπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης & Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.

3.4. Πρωτοκόλληση

Λαμβάνοντας υπόψη τη φύση των εργασιών που εκτελούνται από τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης, έχει εξέχουσα σημασία η αυστηρή τήρηση των προβλεπόμενων διαδικασιών πρωτοκόλλησης. Στο πλαίσιο αυτό και σύμφωνα με το άρθρο 12 του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας (Ν.2690/99) κάθε έγγραφο που περιέρχεται στο Γραφείο Κοινωνικής Ασφάλισης με οποιονδήποτε τρόπο, καταχωρείται αυθημερόν στο βιβλίο εισερχομένων με αύξοντα αριθμό, την ημερομηνία εισόδου του και τα υπόλοιπα απαραίτητα στοιχεία που το χαρακτηρίζουν (θέμα, αριθμός συνημμένων, τελικός παραλήπτης), ενώ η υπηρεσία οφείλει να χορηγεί βεβαίωση καταχώρισης του εισερχομένου εγγράφου.

Σχετικές διευκρινίσεις για το θέμα της ορθής πρωτοκόλλησης εισερχομένων εγγράφων αναφέρονται στις εγκυκλίους ΙΚΑ 99/18-10-1999 και 67/1-6-1999 καθώς και στο Γ99/21/13- 05-2003 έγγραφό μας.

3.5. Διεκπεραίωση αιτημάτων των συναλλασσομένων

Σε κάθε περίπτωση η διεκπεραίωση των αιτημάτων από τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης πρέπει να διεξάγεται στο πλαίσιο τήρησης των προβλεπομένων από το νόμο προθεσμιών. Για το λόγο αυτό ιδιαίτερη σημασία πρέπει να δοθεί στην άμεση διαβίβαση των εισερχομένων εγγράφων στο αρμόδιο υποκατάστημα.

Αναλυτική παρουσίαση των σχετικών διατάξεων και καταγραφή των προβλεπόμενων προθεσμιών έχει γίνει στις εγκυκλίους ΙΚΑ-ΕΤΑΜ 4/23-1-2009, 22/21-4-2008 και 103/2-9- 2004 καθώς και στο Γ41/5/30-3-2009 έγγραφό μας.

3.6. Σφραγίδες

Οι περισσότερες από τις εργασίες που εκτελούνται από τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης έχουν καθαρά διεκπεραιωτικό χαρακτήρα, για ορισμένες από αυτές απαιτείται η χρήση στρογγυλής σφραγίδας. Όμως επειδή τα ΓΚΑ δεν έχουν αυτοτέλεια, θα χρησιμοποιούν την ίδια στρογγυλή σφραγίδα με αυτήν που χρησιμοποιεί το Υποκατάστημα στο οποίο υπάγονται.

Συγκεκριμένα, οι προδιαγραφές δημιουργίας της στρογγυλής σφραγίδας του ΓΚΑ, αναφέρονται αναλυτικά στην εγκύκλιο ΙΚΑ-ΕΤΑΜ 30/15-5-13 (έγγραφο Γ33/32/15-5-13), ενώ σχετικά με τον ορισμό υπευθύνων για τη χρησιμοποίηση και φύλαξη των σφραγίδων ισχύουν τα αναφερόμενα στην εγκύκλιο ΙΚΑ 55/76.

4. Πρόσθετες εργασίες υποστήριξης του Υποκαταστήματος από τα Γραφεία Κοινωνικής Ασφάλισης

Στους υπαλλήλους των Γραφείων Κοινωνικής Ασφάλισης ο Προϊστάμενος Διεύθυνσης του Υποκαταστήματος στο οποίο υπάγονται μπορεί να αναθέτει και εργασίες του Υποκαταστήματος (π.χ. εργασίες ανακεφαλαίωσης ημερών ασφάλισης ή διενέργεια ελέγχων, επιτόπιους ελέγχους, επίδοση πράξεων, κ.λ.π.).

Παρακαλούμε οι Προϊστάμενοι των Διευθύνσεων των Υποκαταστημάτων να προβούν σε όλες τις απαιτούμενες ενέργειες που άπτονται των αρμοδιοτήτων τους, προκειμένου να υλοποιηθούν τα ανωτέρω.

Είμαστε στη διάθεσή σας για κάθε διευκρίνιση και πληροφορία.

Πίνακας ΙΙ (.pdf)

Η ΠΡΟΪΣΤΑΜΕΝΗ                                                     ΑΚΡΙΒΕΣ ΑΝΤΙΓΡΑΦΟ

ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΩΝ ΥΠΗΡΕΣΙΩΝ             Η Προϊσταμένη του Τμήματος Γραμματειακής Υποστήριξης & Διοικητικής Μέριμνας

ΑΝΤΩΝΙΑ ΛΟΥΡΙΔΟΥ