ΘΕΜΑ: «Συμπλήρωση οδηγιών σχετικά με τη χορήγηση της Επισημείωσης- Σφραγίδας της Χάγης».

ΣΧΕΤΙΚΑ: Εγκύκλιος 63/2006 και Γενικά Έγγραφα Ε99/54/30-10-2009, Ε99/10/12-4-2010 και Ε99/6/21-10-2011 της Διεύθυνσής μας.

Mε αφορμή τηλεφωνικά ερωτήματα υποκαταστημάτων μας σχετικά με την αδυναμία να χορηγηθεί η ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗ (APOSTILLE)- Σφραγίδα της Χάγης επί των εγγράφων που εκδίδονται μηχανογραφικά και φέρουν μηχανογραφική αποτύπωση υπογραφής του αρμοδίου οργάνου του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και συγκεκριμένα επί των αποδεικτικών ασφαλιστικής ενημερότητας που εκδίδονται με τη νέα διαδικασία (σχετ. εγκ.97/2011), διευκρινίζουμε τα εξής:

Όπως είναι γνωστό, με τη Σύμβαση της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, που κυρώθηκε με το άρθρο πρώτο του Ν.1497/1984 (ΦΕΚ 188 τ.Α/27-11-1984), καταργείται η υποχρέωση επικύρωσης των εγγράφων, που έχουν συνταχθεί στο έδαφος ενός συμβαλλόμενου Κράτους και πρέπει να προσαχθούν στο έδαφος άλλου συμβαλλόμενου Κράτους, Αντί της επικύρωσης, τίθεται ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗ (APOSTILLE)- Σφραγίδα της Χάγης από την αρμόδια για τη χορήγηση της επισημείωσης αρχή κάθε κράτους, η οποία ελέγχει τη γνησιότητα της υπογραφής και την ιδιότητα με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο.

Τα εκδιδόμενα από τις υπηρεσίες του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ έγγραφα, συχνά χρειάζεται να προσαχθούν σε χώρα στην οποία ισχύει η σύμβαση της Χάγης, οπότε πρέπει να λάβουν την επισημείωση. Για το λόγο αυτό οι υπηρεσίες μας έχουν αποστείλει στις αρμόδιες για την χορήγηση επισημείωσης υπηρεσίες (Αποκεντρωμένες Διοικήσεις) δείγματα υπογραφών των υπαλλήλων που έχουν αρμοδιότητα υπογραφής πρωτότυπων εγγράφων ή ακριβών αντιγράφων, βάσει των οποίων γίνεται ο έλεγχος της γνησιότητας της υπογραφής και της ιδιότητας του υπογράφοντος. Σχετικά με την Επισημείωση και τα έγγραφα επί των οποίων μπορεί αυτή να τεθεί ισχύουν τα εξής:

- Η ΕΠΙΣΗΜΕΙΩΣΗ (APOSTILLE)- Σφραγίδα της Χάγης που προβλέπεται στο άρθρ. 3 παράγραφος 1 της σύμβασης της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961 τίθεται στο ίδιο το έγγραφο ή σε πρόσθεμα. ( άρθρο 4 της Σύμβασης).

- Για να εφαρμοστεί σωστά η σύμβαση της Χάγης της 5ης Οκτωβρίου 1961, η επισημείωση πρέπει να τίθεται στο πρωτότυπο δημόσιο έγγραφο ή σε ακριβές αντίγραφο της εκδούσας αρχής το οποίο έχει ισχύ πρωτοτύπου. Τα αντίγραφα αυτά θα πρέπει να είναι επικυρωμένα αποκλειστικά και μόνο από την εκδούσα αρχή και να φέρουν πρωτότυπη υπογραφή (βλ. το υπ’ αριθμ. οικ.47302/26-8-2008 έγγραφο του Υπουργείου Εσωτερικών με το οποίο δόθηκαν σχετικές οδηγίες).

- Δεν επισημειώνεται ακριβές φωτοαντίγραφο δημοσίων εγγράφων επικυρωμένο από ΚΕΠ ή άλλη διοικητική αρχή πλην αυτής που το εξέδωσε, ούτε έγγραφο το οποίο έχει παραληφθεί μέσω τηλεομοιοτυπίας ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ο λόγος είναι ότι οι Αποκεντρωμένες Διοικήσεις στην περίπτωση αυτή αφενός δεν μπορούν να κάνουν τον έλεγχο της γνησιότητας της υπογραφής και της ιδιότητας με την οποία ενήργησε ο υπογράφων το έγγραφο και αφετέρου ότι δεν μπορεί να εφαρμοστεί το άρθρο 4 της Σύμβασης που απαιτεί πρωτότυπο δημόσιο έγγραφο ή ακριβές αντίγραφο της εκδούσας αρχής. Για τους ίδιους λόγους η μηχανογραφική αποτύπωση της υπογραφής δεν επιτρέπει στις Αποκεντρωμένες Διοικήσεις τον έλεγχο της γνησιότητας της υπογραφής και της ιδιότητας του υπογράφοντος και κατ’ ακολουθία την χορήγηση της Επισημείωσης.

Ειδικά για τα αποδεικτικά ασφαλιστικής ενημερότητας που εκδίδονται μέσω διαδικτύου, έχει εκδοθεί η Φ11321/25754/1695/15-11-2011 (ΦΕΚ3127 Β΄) απόφαση Υπουργού Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης, στο άρθρο 5 παρ.2 περ. β της οποίας προβλέπεται ότι αυτά φέρουν μηχανογραφική αποτύπωση της υπογραφής του Προϊσταμένου της Δ/νσης Εφαρμογών του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ και αποτελούν δημόσια έγγραφα.

Σύμφωνα με τις οδηγίες της εγκ. 97/2011, σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος επιθυμεί περισσότερα αντίγραφα μπορεί να προβεί στην αναπαραγωγή απεριόριστου αριθμού φωτοαντιγράφων, χωρίς να απαιτείται η θεώρησή τους καθόσον υπάρχει η δυνατότητα ελέγχου της εγκυρότητάς τους μέσω του δικτυακού τόπου του Ιδρύματος.

Ο έλεγχος αυτός αποσκοπεί στην αποτροπή χρήσης παραποιημένων αποδεικτικών, ειδικά όμως για την χορήγηση της επισημείωσης δεν αρκεί, αφού αυτή πρέπει να τίθεται στο πρωτότυπο δημόσιο έγγραφο ή σε αντίγραφο της εκδούσας αρχής που να φέρει πρωτότυπη υπογραφή.

Κατόπιν των ανωτέρω και προκειμένου να καταστεί δυνατή η εφαρμογή της σύμβασης της Χάγης στις παραπάνω περιπτώσεις συμπληρώνουμε τις οδηγίες που δόθηκαν με την εγκύκλιο 63/2006 και τα ανωτέρω σχετικά γενικά έγγραφά μας, διευκρινίζοντας τα εξής:

Στις περιπτώσεις και μόνο έγγραφων που εκδίδονται μηχανογραφικά από τις υπηρεσίες μας και φέρουν μηχανογραφική αποτύπωση υπογραφής (όπως ισχύει με τα αποδεικτικά ασφαλιστικής ενημερότητας), τα οποία κατά δήλωση του ενδιαφερομένου πρόκειται να χρησιμοποιηθούν στο εξωτερικό, σε χώρα στην οποία ισχύει η σύμβαση της Χάγης, θα γίνεται επικύρωση (θεώρηση) αυτών από υπάλληλο του αρμόδιου Υποκ/τος του ΙΚΑ-ΕΤΑΜ, δείγμα υπογραφής του οποίου έχει αποσταλεί στις υπηρεσίες των Αποκεντρωμένων Διοικήσεων που χορηγούν την Επισημείωση.